外贸企业如何选购OA办公系统?

　　OA办公系统概述

　　OA办公系统(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、处理，为企业管理和决策提供科学依据。

　　外贸企业现状：

　　受2020疫情影响，全球经济下滑严重，贸易企业更是面临灾难性的打机，不同的外贸工厂或企业都感受到了不同程度的压力。并且在疫情期间由于众多外贸企业使用的是传统的办公系统，无法进行远程办公、协同处理问题，审批难等众多问题，在采购、发货、订单等信息数据都无法实时查看，需定期打电话询问，或有时候忘记，则无法及时查看数据，可能会导致漏发，发错货物等情况的出现。出现这种情况下，外贸企业应该如何选购OA办公系统解决问题呢?

　　一、关注OA的本质选型小组的负责人要深刻认识到OA软件是全员信息化，其本质是全员工作模式和企业管理模式的一次变革，在选型过程中，可能涉及到较多的部门，在未来的应用推广过程中，一定是一把手工程，因此要基于全员去安排需求调研、产品选型、应用推广和集成整合等工作安排和工作节奏。

　　二、关注核心价值OA软件的应用范畴涉及到所有知识性员工，是全员信息化的第一台阶。既然是全员应用，提高全员的工作效率而不是某个部门、某个领导、某个人的效率，成为OA软件的核心价值定位，如果以通用性和经常性两个纬度对OA软件的功能进行筛选的话，OA软件的核心应用是：流程审批、协同工作、公文管理(国企和政府机关)、沟通工具、文档管理、信息中心、电子论坛、计划管理、项目管理、任务管理、会议管理、关联人员、系统集成、门户定制、通讯录、工作便签、问卷调查、常用工具(计算机、万年历等)。如果以给企业带来价值大小的纬度对所有功能模块评估的话，基本上遵循80：20定律，其中的工作流程模块、协同工作模块、项目管理模块为企业带来的了80%的价值，而其余的模块带来20%的价值因此抓大放小，重点考察工作流程、协同工作、项目管理的技术水准，成为产品选型的不二选择。

　　三、关注厂商态度软件是涉及到全员使用的管理软件，因此采购OA软件与采购财务软件、硬件设备不同，不是简单的、一次性的买卖交易，而是持续一年甚至多年的管理变革、咨询和人工服务，在这个过程中，需要持续不断的与厂商互动，来解决实施、应用、推广过程中遇到的各种需求变更、BUG处理、功能调整、软件集成等等问题。在持续出现的、纷繁复杂的问题面前，客户如果面对的只是一个普通销售人员或者普通实施人员，是无法调动整个组织进行资源协调和支持的，因此选择产品的同时，也要重点考察OA厂商的态度，判断他们是否重视你，选择一个爱你的人，远比选择一个你爱的人重要。而管理软件领域内，众所周知的潜规则是：领导只参与和出席公司认为重要的项目选型，领导的级别越好，说明对你越重视，也意味着过程中遇到问题后，资源协调到位的可能性越大。

　　四、关注成本控制很多客户的CIO或者信息化负责人，在评估OA软件的成本时，只是简单的考虑到公司在OA软件项目上的预算和供应商的报价，而忽视了OA软件部署的软硬件环境成本、软件实施过程中参与人员的时间成本、培训成本、将来的维护难度和服务成本、将来数据集成的开发成本、升级成本和数据迁移成本等等，因此往往陷入“捡了芝麻、丢了西瓜”的尴尬境地。当然管理软件的选型与硬件设备的选型不同，硬件设备的选型成本占有最重要要素，而管理软件的选型，软件应用后的价值占有最重要要素。关于OA软件选型过程中的采购成本，行业内的潜规则是：去掉最便宜的，去掉最贵的，选择综合成本受控的厂商。

　　五、关于风险控制很多软件供应商描述的相当的高大上，可在付款方式上一定是先收费后实施，先收取合同款的40%，就绑定了这份合同，也就绑定了这桩“生意”，实施中找些新的需求让客户增加费用，甚至干脆撂挑子;出现这种情况，客户将付出极大的时间成本、人力成本、费用成本;所以建议客户选择“先实施后付费，实施不成功，没有任何费用”的软件供应商，将自己的风险降到最低。